Você pode configurar o estilo de comunicação do seu agente para melhor atender às expectativas e ao perfil de seus clientes. Atualmente, oferecemos três opções distintas de estilo de comunicação: formal, normal e descontraído. Cada uma dessas opções influencia a maneira como o agente interage com os clientes, garantindo que a comunicação esteja alinhada com a imagem e os valores da sua empresa. Aqui está um detalhamento de cada estilo:
Descrição: Este estilo mantém um tom de formalidade constante, independentemente
do comportamento do cliente.Quando Usar: Ideal para empresas que desejam projetar uma imagem profissional
e séria, como escritórios de advocacia, instituições financeiras, ou qualquer setor
que exija um nível elevado de formalidade.Exemplo de Interação: O agente sempre utilizará saudações formais, como “Prezado(a)
senhor(a)” e encerrará a conversa com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”.
Descrição: O agente adapta seu tom de voz conforme a comunicação do cliente.
Se o cliente for informal, o agente responderá de maneira informal. Se o cliente
for formal, o agente manterá a formalidade.Quando Usar: Esta opção é ideal para empresas que desejam proporcionar uma
experiência personalizada e flexível, ajustando-se à preferência do cliente. É adequado
para a maioria dos ambientes de atendimento ao cliente.Exemplo de Interação: O agente pode iniciar com “Olá, como posso ajudar?”
e ajustar sua resposta subsequente conforme a formalidade ou informalidade do cliente.
Descrição: Independentemente de como o cliente interaja, o agente mantém um
tom de voz descontraído e informal.Quando Usar: Ideal para empresas que querem transmitir uma imagem amigável
e acessível, como startups, empresas de tecnologia, ou qualquer negócio que valorize
uma comunicação mais casual.Exemplo de Interação: O agente pode usar saudações como “E aí, tudo bem?”
e finalizar com “Abraços!” ou “Até mais!”.
Além de definir o estilo de comunicação, você também pode configurar o comportamento do agente. Esta etapa é fundamental para garantir que o agente se comporte de maneira consistente e apropriada durante todas as interações com os clientes.
Aqui você determinará as diretrizes de conduta e os limites de conversa, assegurando que o agente atue sempre de acordo com as políticas e os valores da sua empresa.1. Estabelecer Regras de InteraçãoVocê pode configurar regras específicas sobre como o agente deve interagir com os clientes.
Por exemplo:Cordialidade e Educação: Sempre cumprimentar os clientes educadamente, usar
por favor e obrigado, e encerrar a conversa de maneira respeitosa.Proatividade:
Oferecer ajuda adicional, sugerir produtos ou serviços relevantes, e antecipar as
necessidades dos clientes.2. Definir Limites de ConversaPara evitar situações indesejadas ou inapropriadas, você pode definir limites claros sobre os tópicos que o agente pode discutir.
Exemplos incluem:Não Falar de Concorrentes: Instruir o agente a nunca mencionar ou comparar
a sua empresa com concorrentes.Evitar Assuntos Sensíveis: Impedir discussões sobre política, religião, ou
outros tópicos que não sejam relevantes para o atendimento. Manter o Foco no Produto/Serviço:
Garantir que a conversa se mantenha centrada nos produtos ou serviços oferecidos
pela sua empresa, sem desviar para outros assuntos.3. Responder a EscalaçõesConfigurar o agente para lidar com situações em que o cliente fica insatisfeito ou
frustrado:Transferência para Humano: Quando o agente não consegue resolver a questão,
deve transferir a conversa para um atendente humano.Respostas Padronizadas para Reclamações: Fornecer respostas pré-aprovadas
para reclamações comuns, assegurando uma resposta consistente e apropriada.Ao configurar cuidadosamente o comportamento do agente, você está não apenas otimizando a experiência do cliente, mas também protegendo e fortalecendo a imagem da sua empresa. Use essas configurações para criar um agente que não apenas atenda, mas também supere as expectativas dos seus clientes.
