Perfil

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Comunicação

Você pode configurar o estilo de comunicação do seu agente para melhor atender às expectativas e ao perfil de seus clientes. Atualmente, oferecemos três opções distintas de estilo de comunicação: formal, normal e descontraído. Cada uma dessas opções influencia a maneira como o agente interage com os clientes, garantindo que a comunicação esteja alinhada com a imagem e os valores da sua empresa. Aqui está um detalhamento de cada estilo:

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1. Formal

Descrição: Este estilo mantém um tom de formalidade constante, independentemente do comportamento do cliente. Quando Usar: Ideal para empresas que desejam projetar uma imagem profissional e séria, como escritórios de advocacia, instituições financeiras, ou qualquer setor que exija um nível elevado de formalidade. Exemplo de Interação: O agente sempre utilizará saudações formais, como “Prezado(a) senhor(a)” e encerrará a conversa com “Atenciosamente” ou “Cordialmente”.

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2. Normal

Descrição: O agente adapta seu tom de voz conforme a comunicação do cliente. Se o cliente for informal, o agente responderá de maneira informal. Se o cliente for formal, o agente manterá a formalidade. Quando Usar: Esta opção é ideal para empresas que desejam proporcionar uma experiência personalizada e flexível, ajustando-se à preferência do cliente. É adequado para a maioria dos ambientes de atendimento ao cliente. Exemplo de Interação: O agente pode iniciar com “Olá, como posso ajudar?” e ajustar sua resposta subsequente conforme a formalidade ou informalidade do cliente.

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3. Descontraído

Descrição: Independentemente de como o cliente interaja, o agente mantém um tom de voz descontraído e informal. Quando Usar: Ideal para empresas que querem transmitir uma imagem amigável e acessível, como startups, empresas de tecnologia, ou qualquer negócio que valorize uma comunicação mais casual. Exemplo de Interação: O agente pode usar saudações como “E aí, tudo bem?” e finalizar com “Abraços!” ou “Até mais!”.

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Comportamento

Além de definir o estilo de comunicação, você também pode configurar o comportamento do agente. Esta etapa é fundamental para garantir que o agente se comporte de maneira consistente e apropriada durante todas as interações com os clientes.

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Como funciona

Aqui você determinará as diretrizes de conduta e os limites de conversa, assegurando que o agente atue sempre de acordo com as políticas e os valores da sua empresa. 1. Estabelecer Regras de Interação Você pode configurar regras específicas sobre como o agente deve interagir com os clientes. Por exemplo: Cordialidade e Educação: Sempre cumprimentar os clientes educadamente, usar por favor e obrigado, e encerrar a conversa de maneira respeitosa. Proatividade: Oferecer ajuda adicional, sugerir produtos ou serviços relevantes, e antecipar as necessidades dos clientes. 2. Definir Limites de Conversa Para evitar situações indesejadas ou inapropriadas, você pode definir limites claros sobre os tópicos que o agente pode discutir. Exemplos incluem: Não Falar de Concorrentes: Instruir o agente a nunca mencionar ou comparar a sua empresa com concorrentes. Evitar Assuntos Sensíveis: Impedir discussões sobre política, religião, ou outros tópicos que não sejam relevantes para o atendimento. Manter o Foco no Produto/Serviço: Garantir que a conversa se mantenha centrada nos produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa, sem desviar para outros assuntos. 3. Responder a Escalações Configurar o agente para lidar com situações em que o cliente fica insatisfeito ou frustrado: Transferência para Humano: Quando o agente não consegue resolver a questão, deve transferir a conversa para um atendente humano. Respostas Padronizadas para Reclamações: Fornecer respostas pré-aprovadas para reclamações comuns, assegurando uma resposta consistente e apropriada. Ao configurar cuidadosamente o comportamento do agente, você está não apenas otimizando a experiência do cliente, mas também protegendo e fortalecendo a imagem da sua empresa. Use essas configurações para criar um agente que não apenas atenda, mas também supere as expectativas dos seus clientes.